Jumat, 23 Juli 2021

Cara menggunakan tte di Kementerian Agama

Setelah kita bahas cara mendaftar tte di lingkungan Kementerian Agama, kali ini akan kita sampaikan cara menggunakan tte di Kementerian Agama. Dalam menggunakan tte ini, yang terlibat paling tidak ada 2 (dua) yakni;

  1. Admin TTE yang bertugas mengupload draft surat yang akan ditandatangani secara elektronik
  2. Pejabat pemegang tte yang akan melakukan tanda tangan secara elektronik

Langkah-langkah dalam menggunakan tte di lingkungan Kementerian Agama kurang lebih sebagai berikut.

Yang pertama admin tte (petugas administrasi) memberikan tanda anchor (^) pada bagian tanda tangan dokumen seperti pada gambar berikut

Setelah memberikan 1 (satu) tanda anchor dengan benar, maka dokumen tersebut dijadikan atau dicetak menjadi dokumen pdf, dalam hal ini kami menggunakan microsoft print to pdf maupun mungkin aplikasi lainnya (jangan melakukan scan atas dokumen dan menjadikannya pdf)
dan dokumen tersebut kita simpan sebagai pdf seperti pada gambar berikut
Langkah selanjutnya admin TTE membuka aplikasi tte.kemenag.go.id seperti pada gambar berikut pada browser (tentu saja dengan sambungan internet). Masukkan user admin tte (biasanya berupa email dinas @kemenag.go.id meskipun diisikan pada kotak NIP) dan password baru klik masuk seperti gambar di bawah
Admin tte memilih pada menu dokumen seperti pada gambar di bawah
Admin tte melakukan upload dokumen pada tombol uanggah dokumen seperti pada gambar di bawah
Ketika admin tte mengunggah dokumen, admin tte perlu memilih jenis dokumen, perihal dokumen, memastikan anchor sama dengan di dokumen dan terletak di tempat yang seharusnya, memilih penanda tangan (dengan mengetikkan minimal 3 huruf bagian nama pejabat yang akan melakukan tanda tangan), memilih tipe kertas, dan mengupload dokumen draft surat pdf tadi lalu memilih simpan.
Jika berhasil, maka akan muncul notifikasi "berhasil mengupload dokumen", serta daftar dokumen yang baru diupload tertera dengan status draft seperti gamabr di bawah.
Sampai dengan gamabr di atas, maka tugas admin tte telah selesai. Selanjutnya admin tte dapat melakukan konfirmasi kepada pejabat penandatangan tte untuk melakukan tanda tangan elektronik pada dokumen eletronik. Dengan langkah-langkah sebagai berikut;

Pejabat pendandatangan tte dapat melakukan tte dengan menggunakan baik komputer desktop, laptop, tab, atau bahkan smartphone asalkan tersambung dengan jaringan internet. Artinya tte dapat dilakukan oleh pejabat penandatangan dari mana saja asal ada jaringan internet.

Pada contoh di bawah ini, pejabat melakukan tte dengan menggunakan smartphone. Langkah untuk melakukan tte adalah dengan membuka aplikasi/ situs tte yang beralamatkan pada tte.kemenag.go.id dengan menggunakan browser (bisa misal menggunakan google chrome ataupun browser lainnya pada smartphone) dengan tampilan paling tidak seperti gambar berikut.
Setelah itu pejabat penandatangan memasukkan NIP serta password untuk masuk pada aplikasi tte tersebut seperti pada gambar berikut.
Setelah berhasil masuk, pejabat penandatangan dapat memilih menu pada sebelah kanan atas seperti ditunjukkan pada panah gambar berikut.
Akan muncul 3 menu yakni; Profil, Inbox, dan Dokumen DS. untuk melakukan tandatangan elektronik, pejabat bisa memilih menu inbox setelah mendapat konfirmasi dari admin tte bahwa ada dokumen yang perlu ditandatangani
Pada inbox akan muncul daftar surat yang siap di-tte (secara default) namun pada bagian status pejabat bisa memilih status lainnya. Dalam tampilan mobile seperti gambar berikut, pejabat penanda tangan dapat menggeser layar ke sebelah kanan
Ketika di geser maka akan tampil seperti gambar di bawah, bahwa ada status dokumen masih draft dan tombol draft hijau bisa digunakan oleh pejabat untuk memeriksa kebenaran dokumen yang akan ditandatangani.
Ketika membuka draft, maka otomatis akan terdownload draft tersebut dan bisa dibaca dari perangkat smartphone pejabat seperti pada gambar berikut
Jika surat tersebut dirasa memang benar dan akan dilakukan penandatanganan secara elektronik, maka pejabat bisa mencentang surat tersebut dalam daftar (centang bisa dilakukan secara bersama untuk banyak dokumen yang artinya akan memudahkan penandatanganan banyak dokumen dalam waktu bersamaan) dan setelah melakukan pencentangan, pilih tombol "Lakukan Tanda Tangan Digital pada Dokumen Terpilih" seperti pada gambar berikut.
Setelah itu pejabat akan diminta memasukkan passphrase (kunci digital) yang sebelumnya telah didaftarkan pada BSrE dan klik kotak merah bertuliskan "Tanda Tangan secara Digital"
Setelah klik kotak merah tersebut akan berubah tulisan menjadi "Memproses" selama beberapa detik seperti gambar di bawah.
Dan jika berhasil, maka akan muncul notifikasi "Berhasil menandatangani dokumen" seperti pada gambar di bawah
Untuk melihat hasil tanda tangan elektronik pada dokumen, pejabat bisa memilih menu sebelah kanan atas, dan pilih menu Dokumen DS seperti pada gambar di bawah
Bila tampilan smartphone pejabat disa otomatis putar, secara lanscape tampilan dari arsip dokumen DS bisa ditunjukkan seperti pada gambar di bawah. Dengan status surat baru sudah tte. Nah sampai sini surat yang sudah berhasil dilakukan tanda tangan secara elektronik tersebut bisa didownload pada tombol DS seperti pada gambar di bawah.
Jika berhasil maka akan ada lambang kunci pada dokumen pdf menggantikan lambang anchor pada draft surat sebelumnya, selain itu dibagian footer akan ada catatan tentang keterangan dokumen tersebut yang bisa diverifikasi keasliannya pada aplikasi/ situs tte.
Demikian cara menggunakan aplikasi tte (tanda tangan elektronik) pada Kementerian Agama, semoga bermanfaat.


2 komentar:

  1. cara mendaftar sebagai admin TTE bagaimana mas? kami baru mendapat akun Pemegang TTE, untuk akun admin belum punya

    BalasHapus
    Balasan
    1. Ajukan user admin melalui sigap.kemenag.go.id dengan surat permohonan minimal ditandatangani pejabat eselon III dengan syarat admin ber-nip dan beremail @kemenag.go.id (kemarin sudah dibuatkan untuk mySapk kan?)

      Hapus